12 Tipps für die Teamentwicklung Online

Von Teambildung zum Teamcoaching

Online-Teamentwicklung

Teams, Kollaboration und Co-Kreation liegen im Trend. Remote Zusammenarbeit und hybride Teams ebenso. Beides wird unsere Zusammenarbeit auch in den nächsten Jahren prägen. Was das für die Teamentwicklung bedeutet, ist vielfach noch unklar. Wir haben trotzdem schon mal 12 beste und exklusive Tipps für Sie.

Vor Corona war es allen klar: Teambildung, also das klassische Teamevent, kann nur vor Ort stattfinden. Das galt auch für virtuelle Teams. Mindestens alle halbe Jahre sollte man in einem Offsite zusammenkommen. So haben auch wir es empfohlen. Nun besteht selbst diese Möglichkeit oftmals nicht mehr. Vermutlich haben 2020 viel weniger Offsites stattgefunden als in den Jahren zuvor – und 2021 werden wir wohl erst langsam und in kleinen Gruppen zu Präsenz zurückkommen. Blended-Formate werden sich mehr und mehr durchsetzen.

Und selbst wenn sich die Lage bald schon entspannt, wird vermutlich wesentlich mehr auch dauerhaft online stattfinden als früher. Unsere Hypothese ist, dass das Live-Event mehr zelebriert werden wird. Weiterhin nehmen wir an, dass weniger in Zukunft mehr sein wird: Wer nur selten mit den Kollegen zusammenkommt, braucht kein Postit- und Eventfeuerwerk, sondern vor allem den Raum für gute Gespräche. Events, auf der anderen Seite, gibt es ja schon im Internet mehr als genug…

Betrachten wir alles immer als Zusammenspiel aus Action und Reflexion, könnte der Präsenz-Workshop eben mehr als zuvor zum Ort der Reflexion werden. Action haben wir online ja mehr als genug. Stichwort: Höhere Produktivität im Home Office – und die Notwendigkeit zum Slow down.

Teamentwicklung ist natürlich viel mehr ist ein einzelnes Teamevent. Letzteres ist idealerweise nur ein kleiner Baustein in einem längeren Prozess. Wenn wir nun zu den Tipps übergehen, betrachten wir den Prozess insgesamt.

12 Tipps zu Teambildung und Teamentwicklung Online

1. Klären Sie, wer dazu gehört

Viele Teams sind in Wahrheit Gruppen. Teams haben ein gemeinsames Ziel, das sie auch nur gemeinsam erreichen können. Gruppen haben vielleicht ein paar gemeinsame Interessen, aber eine geringere Interdependenz. Ob Team oder Gruppe lässt sich oft schon an der Größe erkennen: Ein Team umfasst eher 5 als 9 Personen, aber keine 25.

Bei 25 könnte es sich um ein Team of Teams handeln, dann gibt es verschiedenen Zielebenen. Es macht aber weder Spaß noch Sinn, dauerhaft mit 25 Personen in der Teamentwicklung zu arbeiten – Online oder Live. Die Kunst der Online-Teamentwicklung liegt also im Zuschnitt der Gruppen. Unabdingbar ein Klärungsgespräch mit der Führungskraft, ob diese sich als Teil des Teams sehen möchte oder nicht.

Am Anfang eines Teamentwicklungsprozesses steht auch Online das gegenseitige Kennenlernen: Es beginnt also mit Ausdifferenzierung, bevor es zu einer Verbindung kommen kann. Der daraus folgende Vertrauensaufbau dagegen braucht den kleinen und geschützten Rahmen.

2. Entwickeln Sie gemeinsame mentale Modelle

Was ist das Selbstverständnis, die Haltung und wie viel Selbstorganisation soll und muss kultiviert werden? Vor allem wenn wir davon ausgehen, dass Remote-Teams in der Wissensarbeit nur selbstorganisiert funktionieren, sind das sehr zentrale Aspekte. Teamentwicklung online läuft damit immer auch auf Selbstorganisation zu. Dazu gehört auch eine Reflexion des Führungsverständnisses – und der Rolle von Führung im Online-Teamentwicklungsprozess.

Organisationale Aspekte spielen immer eine Rolle, wie auch in der klassischen Teamentwicklung. Schließlich ist ein Team Teilsystem einer Organisation. Gleichzeitig ermöglich der Online-Raum es eher sich seine eigenen Biotope zu bauen. Der Teamentwickler profitiert hier sehr von der Kenntnis agiler Methoden.

Überhaupt: Bisherige Konzepte und Methoden der klassischen Teamentwicklung gehören auf den Prüfstand. Und dazu gehören auch die eigenen mentalen Modelle davon, was man selbst unter Teamentwicklung versteht und wie sich dieses Verständnis Online wandelt.

„Wie arbeiten wir zusammen?“ ist somit weit mehr als der Blick auf Abläufe. Die Entwicklung von Rollen und Kommunikationsgefässen kann unserer Meinung nach nur iterativ laufen – und kostet weit mehr Zeit als in der „alten“ Welt budgetiert war. Je diverser und multikultureller die Teams, desto mehr müssen beispielsweise auch Entscheidungsfindungsprozesse thematisiert sein. Die Arbeit mit Werten bekommt eine besondere Bedeutung, da diese dem Teamverhalten eine Richtung geben.

In der Online-Teamentwicklung sollte das viel intensiver reflektiert werden, da man nicht mehr so genau sieht, wie jemand entscheidet und beispielsweise Prioritäten setzt. Somit gehören Retrospektiven immer dazu.

Auch Kommunikation ist kein Selbstläufer mehr, sie muss detailliert geplant werden, auch das Aufgabe der Teamentwicklung Online.

3. Verkleinern Sie das Team

Unsere Erfahrung, dass Arbeitsteams online kleiner sein sollten als wir das in Präsenz gewöhnt sind. Auch unsere Ausbildungsgruppen sind aus gutem Grund bei den Online-Konzepten (etwa TeamworksPLUS® Online Pro) kleiner: 8 bis 9 statt 12.

Der Grund: Es ist schwerer in Videokonferenzen alle im Blick zu haben. Jede Person mehr erhöht die Unübersichtlichkeit. Gleichzeitig sind die zwischenmenschlichen Zeichen schwerer zu deuten. Das erhöht die Notwendigkeit zur Kommunikation.

Vielleicht ist Ihnen das schon mal bei Kennenlernrunden (Checkins) oder Aufstiegsrunden (Checkouts) aufgefallen, bei denen einer den Ball an den anderen weitergibt: Hier werden viel, viel häufiger Personen übersehen als wir das aus Live-Workshops kennen.

Für manche Maßnahmen kann man aber durchaus auch in einer größeren Gruppe zusammenkommen: Der größere Rahmen bietet sich an, wenn es um Kennenlernen in der großen Gruppe, Key Notes und Impulse, kreative Prozesse und Schwarmintelligenz geht. All das lässt sich sehr gut Online abbilden, besser noch als in Präsenz. Denn was die Präsenz unübersichtlich macht, ist hier viel klarer.

4. Geben Sie dem Vertrauensaufbau Raum

Es ist schwer, einer Videokachel zu vertrauen. Vertrauen hat eine affektive und eine kognitive Komponente. Niklas Luhmann sah Vertrauen als Mittel zur Komplexitätsreduktion. Es ist eine Hypothese künftigen Handelns. Es kann also gar nicht genug davon geben. Affektives Vertrauen beinhaltet, dass ich der Beziehung vertraue. Ich vertraue etwa darauf, dass mich jemand nicht ausspielt oder ausnützt. Kognitives Vertrauen bedeutet, dass ich in den Kompetenz und Zuverlässigkeit des anderen vertraue.

Beide Aspekte spielen in der Online-Teamentwicklung eine Rolle. Es braucht eine gute Beziehung, weshalb der Raum für Kennenlerngespräche weit geöffnet werden muss. Es braucht aber auch ein tiefes Wissen über die Kompetenzen der anderen und ein Vertrauen, dass diese ihre Jobs erledigen können. Methodisches Wissen ist dabei wichtiger als je zuvor, also das Wissen darüber, wie man z.B. iterativ arbeitet oder moderiert.

5. Weniger ist mehr – Raum öffnen und halten

Gute Leitfragen sind wesentlich hilfreicher als viele Tools oder Spiele. Die Kunst der Teamentwicklung ist mehr die Kunst, gute Fragen für das Team zu entwickeln – und dabei genau den Hebel zu finden, der auf die Erhöhung von Teamvertrauen einzahlt. Oft heißt das eher Reduktion und weniger ist mehr.

Den Raum zu öffnen und gleichzeitig die Struktur zu halten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe für die Teamentwicklerin. Was in Präsenz-Workshops durch emphatische Aufmerksamkeit für Körpersprache gelingt, reicht Online nicht aus. Es braucht auch die Fähigkeit, Strukturen zu schaffen und zu halten. Das fordert andere Kompetenzen als bisher.

Gleichzeitig ist es eine Chance für erfahrene Teamentwickler, sich neu aufzustellen. Denn: Die „Konkurrenz“ aus dem Digitalen ist oft mehr in der Technologie und der Anwendung von eher oberflächlich gelernten Methoden. „verhaftet“. Bewährt haben sich einfache, öffnende Fragen wie „was würdest du sonst in so einem Raum nicht erzählen?“ Aber: Es muss zum Kontext passen. Zwar gibt es immer mehr Konzepte und Vorlagen, etwa auch in Miro oder Mural, die sich aber eher als Ideenlieferanten zu verstehen sind als als Umsetzungsgaranten.

Trainerleitfäden zum Download berücksichtigen die Besonderheiten des Online-Raumes nicht. Denn immerhin gilt es hier auf der 4. Dimension der Gruppendynamik „Jetzt“ statt „Hier und Jetzt“ so zu spielen, dass ein gemeinsames Erleben entstehen kann.

6. Wählen Sie dem Online-Medium entsprechende Methoden

Methoden, die in Präsenz wirken, etwa die Metaplantechnik, sind zwar übertragbar auf die Kollaborationsboards, jedoch ist die Wirkung Online eine gänzlich andere. Es ist nicht mehr der Moderator, der etwas „vorne“ zeigt, nein, das Team arbeitet anhand von Fragestellungen selbst etwas aus. Der Teil der Inhaltevermittlung muss damit anders aussehen – auch der Teamentwickler in der Moderatorenrolle sollte anders vorgehen, will er/sie die Teilnehmerinnen nicht einschläfern. Denn Input ist Online doppelt bis dreifach anstrengend – auch hier formulieren wir eine erfahrungsgeleitete Hypothese aus einem Pandemiejahr. Es gibt dazu keine Untersuchungen.

Hilfreich kann es auch sein, eine Reflexion mit einem Modell zu verknüpfen, etwa mit den Teamrollen nach Belbin oder unseren StärkenNavigator. Die Teamrollen lassen sich in Mural abbilden. Wir haben unseren StärkenNavigator für unsere Ausbildungsteilnehmer inzwischen als Online-Game aufgebaut. Welches Modell genutzt wird, ist letztendlich auch eine Frage der Kompetenz des Teamentwicklers und der Erfahrung des Teams.

Alles kann aber auch schlichter gestaltet sein, etwa über Listen mit Stärken, über die die Teilnehmerinnen sich dann austauschen. Und natürlich, über Aufstellungen wie mit dem Online-Systembrett von Georg Breiner, das unsere Teilnehmerinnen ebenso im Rahmen der Ausbildung nutzen.

7. Tiefer geht weiter: Kultivieren Sie ein Thema

Wir erleben häufig, dass in der Teamentwicklung Online eine Tendenz zum Tool-Abfeuern besteht. Da nutzt man 20 Minuten Flying Motivators, danach flitzt man durch die Teamcancvas und arbeitet dann noch die Werte aus – das alles in zwei Remotestunden. Das ist erschöpfend und wirkungslos.

Zudem verbrennen Sie damit die Teamenergie und bewegen sich auf dem Level einer Netflix-Serie – nur ist Teamentwicklung eben kein Entertainment. Lernen braucht Erfahrung und nicht Konsum.

Entscheiden Sie sich für einen Zugang und spielen Sie diesen in verschiedenen Leveln aus. Welcher das ist, ist abhängig vom Auftrag und Ihrer Hypothese für eine passende Intervention. Und natürlich: Zeigt sich, dass etwas anderes gefragt ist, gilt es umzuswitchen.

7. Klären Sie die eigene Rolle – und machen Sie nicht alles

Teamentwicklerinnen sind laut unserer Rollenmatrix in vier verschiedenen Rollenfeldern unterwegs: In der Moderation, im Coaching, in der Beratung und im Training. In der Auftragsklärung ist die Beraterin gefragt – auch zur Konzeption der Veranstaltungen und zur Teilnehmerzahl.

In der Phase der Teambildung agieren Sie als Trainerinnen und Moderatorinnen in einer aktivierenden Rolle. In der eigentlichen Interventionsphase steht dagegen weniger Training als vielmehr Moderation und Coaching im Vordergrund – der Fokus liegt nun mehr auf dem Anregen von Reflexion. Die Themen sind jetzt oft schwerer, fast immer geht es um mehr oder weniger große Konflikte.

Nun sind vor allem die Trainer- und Coachrolle manchmal kaum miteinander kompatibel, da der Moderator und Coach ja auf die Selbstlösungskräfte des Teams setzt und sich im Hintergrund hält, der Trainer aber auch aktivierend vorangeht.

Es kann also gut sein, dass in einem Teamentwicklungsprozess nicht die gleichen Personen in allen Phasen aktiv sind und sein sollten – auch damit das Team den Unterschied wahrnehmen kann.

8. Arbeiten Sie im Team und Tandem

Der Online-Workshop profitiert noch mehr von Trainer-Tandems als das Live-Seminar. Das hat verschiedene Gründe: Zum einen kostet es erheblich mehr Konzentration und Aufmerksamkeit, die Stimmungen und Bedürfnisse der Teilnehmerinnen eine Videokonferenz wahrzunehmen. Zum anderen bietet die parallele Nutzung von Chat und direkter Bildschirmkommunikation viel Potenzial. Dann ist es auch so, dass Online Abwechslung wichtig ist. Es hält aufmerksam, wenn nicht immer die gleiche Person aktiviert.

Wir empfehlen ab 8 Personen auf jeden Fall einen weiteren Moderator. Bei größeren Gruppen sollten pro 6-7 Personen ein Moderator dabei sein, der auch in die jeweiligen Breakoutsessions gehen kann.

Unserer Erfahrung nach öffnen sich Menschen online mitunter schwerer als in Präsenz. Konflikte sind nicht so schnell sichtbar, da man sich leichter sagen kann „ich bin weit genug entfernt von X“. Eine zweite Person kann auch die Beobachtung der zwischenmenschlichen Interaktionen besser beobachten und z.B. bilaterale Gespräche suchen.

9. Schaffen Sie einen neuen Kontext

Eine Schwierigkeit bei der Online-Teamentwicklung liegt darin, dass die Menschen in den gleichen Kontexten sind wie in ihrer täglichen Arbeit. Damit geht ein wesentlicher Effekt des „Offsites“ verloren, das eben auch deshalb so wirksam sein kann, weil die Teammitglieder einmal „raus“ kommen.

Dieser Effekt lässt sich durchaus nachbauen, indem man z.B. in der Teambildungsphase Teilnehmerinnen mit dem Handy zum Spazieren schickt, wobei der eine in Berlin und der andere in Köln sich einen netten Ort suchen. Mit Facetime oder einer anderen Software kann dann eine Zweier- oder Dreier-Konferenz aufgebaut werden, die durch Leitfragen des Teamentwicklers strukturiert werden.

Im Plenum wird dann wieder alles zusammengetragen und relevante Aspekte sichtbar gemacht. Die andere Umgebung wird auf jeden Fall eher für eine Verankerung sorgen, erst recht, wenn gemeinsame Aufgaben dazukommen, wie etwa „auf dem Weg macht jeder drei Klimmzüge“.

10. Seien Sie kreativ beim „raus aus dem Computer“

Versuchen Sie die Menschen in der Teambildungsphase möglichst auch vom Computer wegzubekommen. Raum ist eine sehr starke Ressource. Erlebe ich mein neues Team dort, wo ich jeden Tag „Homeschooling“ betreibe oder dem Alltagsjob nachgehe, kann es zudem zu Überlagerungseffektiven kommen.

So kann etwa ein Spaziergang mit der Suche nach einem Gegenstand aus der Natur verbunden werden, der einen anspricht und der für etwas steht, was mit der Zukunft des Teams zu tun hat. Eine Aufgabe könnte auch ein Videodreh sein: „Das bin ich“. Überraschungsanrufe und Rätselfragen auf einem Spaziergang sind garantiert spannender als das Arbeiten an Kollaborationsboards, die eben auch Teil des Alltags geworden sind.

11. Emergenz ermöglichen mit entsprechenden Methoden

Teamentwicklung ist keine einmalige Sache, sondern ein Prozess. Folgetermine und Retrospektiven gehören dazu. Die Themen können sich dabei ändern und weiterentwickeln. Dabei ist es hilfreich immer mal wieder auf die Gruppe und ihre Entwicklung zu schauen. Wo stehen wir? Was macht uns aus? Wo sind die Elefanten im Raum? Wie stehen die Teammitglieder zueinander? Was hat dazu geführt, dass einige sich näher sind als andere?

Je mehr eine Gruppe sich formt, desto mehr leiten Normen, die nicht reflektiert sind. Wenn diese sich verfestigen, wachsen Konflikte daraus. Die Funktion ist also Strukturen im gemeinsamen Interaktions-Raum zu bieten – und Dinge frühzeitig an- und auszusprechen.

Das Format der Online-Fishbowl, um nur ein Beispiel zu nennen, bietet eine gute Möglichkeit, dies sichtbar zu machen. Es passt in spätere Team- und auch Gruppenphasen. Es lebt dann vor allem von einem guten Moderator, der Gedanken im Online-Raum entstehen lassen kann – ohne sie durch zu schnelle Lösungssuche wieder zu vertreiben.

12. Onboardingprozesse mit Teamentwicklung verzahnen

Immer mehr neue Mitarbeiter haben ihre Kolleginnen noch nie persönlich gesehen. Hier sind Personaler gefordert ihre bisherigen Konzepte anzupassen, denn es braucht mehr und strukturiertere Integration in die Teams und Arbeitsgruppen. Für den Faktor Vertrauensaufbau braucht man gute Mikrostrukturen und ein Konzept, das Teambildung als einen Baustein mit einbezieht. Das Thema Kultur ist hier wichtiger als Live, wo man innerhalb kürzester Zeit die Kultur eingeatmet hat – es braucht dazu keine Worte, es reicht die stille Beobachtung. Diese ist hier nicht möglich. Das fordert z.B. kreative Ideen die „Kulturberichterstattung“ oder Tandembildung, bei der der Neue einfach mal einen Tag Mäuschen bei einem älteren Hasen spielt und z.B. den Meetings still beiwohnt oder die Chats mitverfolgt.

Svenja Hofert & Thorsten VisbalDieser Beitrag ist eine Co-Kreation von Svenja Hofert, Thorsten Visbal und Team. Die beiden haben gerade ihr Buch „Teams und Teamentwicklung“ im Vahlen-Verlag veröffentlicht.

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