Wie Sie Meetings nutzen, um einen Kulturwandel anzustoßen

5 Schritte, um Meetings nachhaltig zu verändern

Meetings sind Seismografen für die Stimmung. Sie enthüllen die wahren Machtverhältnisse und offenbaren gelebte Werte. Sie zeigen auch die Richtung an – oder dass es keine gibt. Sind Ihre Meetings ein effektiver Frischekick für die Teilnehmer oder rauben sie Energie? In diesem Beitrag beschreiben wir 5 Steps, mit denen Sie Ihre Meetings auf den Prüfstand stellen, sie neu strukturieren und damit Ihre Unternehmenskultur verändern.

Wenn Sie beobachten wollen, was in einer Firma wirklich zählt, gehen Sie in Meetings. Werte zeigen sich nicht auf der Website, sondern in den Interaktionen von Menschen in einer Organisation. Aus systemischer Sicht existiert ein Unternehmen nur durch seine Kommunikationen. Kommunikationen der Vergangenheit sind im kollektiven Gedächtnis gespeichert, und wirken von da auf die Zukunft. So wundert es nicht, dass der Kommunikation die zentrale Rolle in jedem Kulturwandel zukommt. Und wo ist Kommunikation unmittelbarer mit den unbewussten Werten, Normen und Gruppendynamiken verzahnt wie im Meeting? Vor allem durch ein neues Meeting-Format veränderte CEO Alan Mulally seit 2006 die Kultur von Ford, schreibt der Harvard Business Manager im Dezember 2018. Eine Stunde in der Woche kamen alle Führungskräfte zu einem Meeting namens „Business Plan Review“ zusammen, um nur eine Frage zu beantworten: Was haben sie in dieser Woche für die Veränderung getan? Zu dieser Zeit schrieb Ford Milliardenverluste.

Meetings – unterschätzter Rahmen für Interaktionen

Meetings schaffen eine Architektur und bieten den Rahmen für Interaktionen. Verändert man sie, so verändert sich auch die Kommunikation. Dabei sind strukturelle und inhaltliche „Eingriffe“ hilfreich, minimal- und maximalinvasiv: Andere Räume, andere Namen, andere Zusammensetzungen, andere Moderation, andere Regeln…

Auch Formate aus dem agilen Kontext können durch Meeting-Redesign zu neuer Kraft auflaufen. So ist das Daily-Format mit seinen drei Fragen „was habe ich seit gestern getan, was werde ich heute tun, was hindert mich bei der Arbeit“ längst nicht für jedes Team geeignet. Es kann zu einem uninspirierten „Abrattern“ führen. Gerade wenn der Anteil spezialisierter Einzelarbeit hoch ist, macht dieses Format oft nur wenig Sinn, erst recht nicht täglich. Aber wenn statt über die To do´s über die Learnings gesprochen wird, die für alle hilfreich sind? Wenn die beste Idee der Woche mit anderen geteilt wird? Oder wenn das Vertriebsteam jedem einzelnen Mitglied die Frage stellt „was habe ich getan, um unsere Kunden glücklich zu machen?“ Dann kommt frischer Wind und eine neue Dynamik rein – und die Richtung lässt sich gleich mitbestimmen.

Oft ist der Übergang von  einem Meeting zu einem Workshop fließend. Beim Meeting geht es eher um Tagesgeschäft, viele Themen, und es steht Umsetzung im Vordergrund. Beim Workshop geht es um ein Thema und Lernen. Oft ist der erste Aufschlag für einen Workshop ein Meeting. Untersuchen Sie Ihre Meeting auch einmal auf diesen kleinen, feinen Unterschied. Manch Meeting eignet sich auch als regelmäßiges Team-Lernformat. So wandelt sich ein Ideen-Meeting zum Workshop, wenn Sie z.B. mit Design Thinking an konkreten Problemen arbeiten.

Meetings die häufigsten Krankheiten

Patrick Lencionis Bestseller „Tod durch Meeting“ hat immer noch – gerade auch im agilen Kontext – seine Berechtigung. Meeting als Führungsinstrument? Das sehen nur wenige so. Wenn wir mit Unternehmen zusammenarbeiten, fallen uns immer wieder folgende Dinge auf:

  • Die Meetings sind lieblos und fantasielos gestaltet.
  • Sie beanspruchen mehr als 50% der Arbeitszeit.
  • Die Dualität von Action und Reflection wird nicht berücksichtigt. Es gibt den Anspruch von Action, der dann oft in sein Gegenteil ausartet, Stillstand.
  • Die Teilnehmer werden fremdbestimmt. An welchen Meetings sie teilnehmen, entscheiden Organisatoren.
  • Die Meetings sind schlecht oder gar nicht moderiert.
  • Die Meetings haben zu viele Teilnehmer.
  • Es kommt nichts oder zu wenig dabei heraus.

Wie Sie Ihre Meetings nachhaltig verändern

Schluss damit! Meetings sind das wichtigste Führungsinstrument. Sie befeuern einen Kulturwandel und bringen neue Impulse. Aber dafür müssen Sie komplett erneuert und verändert werden. Wenn Sie sich dabei an den folgenden 5 Schritten orientieren, schaffen Sie eine gute Basis für frischen Wind.

1. Machen Sie eine Meeting-Inventur

Welche Meetings gibt es? Erstellen Sie eine Bestandsliste mit Name, Kurzbeschreibung, Dauer, Häufigkeit, Teilnehmerkreis und Besprechungsort. Auch wenn das Meeting vielleicht gar keinen Namen hat, sondern nur „Sitzung oberster Führungskreis“ heißt, ist das ein wichtiger Hinweis. Denn wenn das „Baby“ keinen Namen hat, baut man auch viel schwerer eine Beziehung dazu auf. Namensgebung ist deshalb ein zentraler Aspekt – bei der Bestandsaufnahme, aber gerade auch der Veränderung.

2. Ordnen Sie die Meetings

Nach der Inventur sollte eine Kennzeichnung erfolgen. Um welche Art von Meeting handelt es sich? Der um „Idea – Think new“ und „Reflect“ verlängerte PDCA-Zyklus hilft Ihnen beim Sortieren:

  • I für Idea: Handelt es sich um ein Meeting, das der Ideenfindung dient?
  • P für Plan: Ist es ein Planungsmeeting? Bespiel aus dem agilen Kontext sind die Planning-Meetings.
  • D für Do: Ist es ein Umsetzungstreffen? Werden hier also Themen besprochen, die mit der Umsetzung zu tun haben? Beispiel aus dem agilen Kontext sind die Dailies und die Review-Meetings.
  • A für Act: Handelt es sich um ein Meeting, bei dem grundlegende Entscheidungen für folgende Vorgehensweisen getroffen werden?
  • R für Reflect: Handelt es sich um ein Meeting zur Reflexion der Erfahrungen, von Konflikten und Learnings? In einer dualen Sicht auf agiles Arbeiten zwischen Action und Reflection ist dies der Kern.

Typischerweise werden Sie unter Ihren Meetings einige finden, die nicht eindeutig zuzuordnen sind. Ein Management-Offsite beinhaltet oft mehrere Elemente des Zyklus und ist teils eher Workshop. Längere Meetings können  mehrere Bausteine beinhalten, empfehlenswert ist aber ein Schwerpunkt. Zeit-Design ist zentral: Manche Meetings brauchen wenig Zeit, andere mehr. Auch Reflexion braucht ihren Raum. In jeden Fall ist es sinnvoll, Action und Reflection mindestens einmal in jedem Meeting zu verbinden, wenn es ums Einchecken und Auschecken geht.

3. Analysieren Sie die vorhandenen Meetings

Bei Ihrer Analyse unterstützen Sie die fünf Elemente unseres Kulturwandelhauses:

  • Was sind die Grundannahmen, die hinter den Meetings stehen? Grundannahmen liegen teils oder ganz im Unbewussten. Diese versteckten kollektiven Annamen sichtbar zu machen, heißt auch sich die Kultur eines Unternehmens zu erkennen (und damit manche Veränderungsverhinderer).
  • Was ist ihre Architektur? Wie sind die Meetings zeitlich und räumlich sowie inhaltlich strukturiert, wer nimmt teil? Herrscht ein Pull- oder Push-Prinzip (also freiwillig oder verpflichtend)?
  • Was ist das Mindset, also mit welcher Einstellung und Psycho-Logik nimmt man teil? Ist es eine Pflichtveranstaltung? Die Gelegenheit sich zu profilieren? Eine Chance zum Lernen von und mit anderen? Socializing?
  • Was ist das beobachtbare Verhalten, also wie und nach welchen Gesetzmäßigkeiten agieren die Teilnehmer untereinander?
  • Wie lautet die Vision (Ziel und Purpose) auf Unternehmensebene und was trägt das Meeting dazubei, was soll die Teilnehmer zusammenbringen? Sehr oft gibt es gar kein Ziel, das auch Purpose enthält– womit Sie einen guten Ansatzpunkt für eine Veränderung haben.

Führen Sie diese Analyse für jedes Meeting durch.

4. Stellen Sie Hypothesen zu den Meetings auf

Lassen Sie uns nun die Meetings im Zusammenhang mit Ihrem (gewünschten) Kulturwandel betrachten. Nehmen wir an, Sie wollen innovativer werden. Oder agiler. Formulieren Sie eine Fragestellung dazu. Beispiel: Wie müsste die Meetingarchitektur verändert werden, um das zu erreichen? Sammeln Sie dann Hypothesen wie „Es sind zu viele Meetings“ oder „die Meetings sind unprofessionell moderiert“. Ordnen Sie anschließend die Hypothesen nach gefühlter Relevanz. Im nächsten Schritt erarbeiten Sie Lösungen. Das könnte direkt auch ein Thema für ein Ideen-Meeting werden…. Welches auch gut in einem Design-Thinking-Prozess erarbeitet werden kann.

5. Nutzen Sie Nudges, um Ihre Meetings effektiver zu machen

Nudge heißt übersetzt „Anstupser“. Es sind kleine Tricks, die helfen, ein Verhalten zu fördern oder dieses sanft zu unterbinden. Wir haben z.B. bei unserem letzten TeamworksPLUS-Start Kuscheltiere im Seminarraum platziert. Diese sollen die Harmonie in der Gruppe fördern, was vor allem beim Teambildung helfen kann. Auch ein großer Timer, der die Redezeit begrenzt, ist ein solcher Nudge (er stoppt Vielredner). Oder ein Stuhlkreis, der das Sich-Einlassen fördert – gut für Reflection-Meetings. Sie können auch nach jedem Meeting über dessen Sinn abstimmen lassen. Oder mit dem Mentimeter vorab oder/und danach die Stimmung erkunden. Das Mentimeter eignet sich sehr gut, um Meetings besser zu evaluieren.

Ihre Neustrukturierung kann aber auch in die Hände eines Teams gelegt werden, das mit entsprechenden Ressourcen und Entscheidungskompetenzen ausgestattet wird.

Es braucht die volle Rückendeckung für die Durchsetzung neuer bzw. die Veränderung vorhandener Formate. Wichtig ist, dass neue Formate laufend verbessert werden, aber auch lang genug ausprobiert werden, damit sich überhaupt ein Fazit ziehen lässt. Unserer Erfahrung ist das mindestens ein halbes Jahr.

Zu dem Thema empfehlen wir unsere Seminare Agiler Kulturwandel, Agiles Mindset und Agiler Moderieren.

  • Eppler, Martin /Kernbach, Sebastian (2018): Meetup
  • Svenja Hofert/Claudia Thonet (2018): Der agile Kulturwandel, bei Amazon

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