Wel­ches ist das bes­te Tool für Video­kon­fe­ren­zen? Was eig­net sich am bes­ten für Online-Mee­­tings, was für Online-Work­­shops und wel­ches ist ide­al für Online-Semi­na­­re? Gibt es sogar ein one-fits-all? Zoom hat aktu­ell frag­los die meis­ten Fans, ist aber umstrit­ten. Wir haben uns den Markt ange­schaut und einen detail­lier­ten Ver­gleich der bes­ten Tools für Online-Semi­na­­re, Online-Work­­shops und Online-Mee­­tings erstellt. Aus dem Blick­win­kel und mit den Anfor­de­run­gen eines Weiterbildungsinstituts.

„Wir dür­fen kein Zoom ver­wen­den!“ hören wir immer öfter. Das ist scha­de, denn von allen Video­kon­fe­renz­tools ist Zoom unser abso­lu­ter Favo­rit. Auch, wenn es noch nicht alle Funk­tio­na­li­tä­ten hat, die Wei­ter­bil­dungs­an­bie­ter brau­chen, wenn das The­ma E‑Learning auf ein nächs­tes Level geho­ben wird.

Was für was?

Doch der Rei­he nach. Die ers­te Fra­ge ist ja: Was braucht man für was? Zunächst gilt es, die drei wich­tigs­ten For­ma­te Online-Mee­­ting, Online-Work­­shop und Online-Live-Semi­­nar zu unter­schei­den. Oft ist auch die Rede von Web­i­nar. Im Unter­schied zu einem Online-Live-Web­i­­nar kann die­ses aber auch asyn­chron statt­fin­den. Dann han­delt es sich um die Auf­zeich­nung eines Semi­nar mit Video.

Online-Semi­­nar: Star­te bei den Anforderungen

Wir haben für die eige­ne Über­sicht eine sehr umfang­rei­che Ver­gleichs­ta­bel­le zwi­schen Ado­be Con­nect, Blizz von Team­view­er, Edu­dip Next, Join.me, Goto­mee­ting / Goto­trai­ning, Meet, Micro­soft Teams und Zoom erstellt, die hier als Bild­aus­schnitt und unter dem fol­gen­den Link Ver­gleichs­ta­bel­le Video­kon­fe­renz­tools als PDF ver­füg­bar ist. Streng­ge­nom­men wür­den Edu­dip und Meet nicht rein­ge­hö­ren. Edu­dip ist eine E‑Le­ar­­ning-Plat­t­­form, kein Video­kon­fe­renz­sys­tem. Meet ist das ehe­ma­li­ge Goog­le Han­gouts und ver­gleich­bar mit Face­time. Wir gehen hier aber von unse­rem Blick­win­kel der Anfor­de­run­gen als Bil­dungs­an­bie­ter an und betrach­ten es nicht aus der Per­spek­ti­ve der Tool-Kategorie.

Also Anfor­de­run­gen first. Begin­nen wir mit dem Online-Live-Semi­­nar, auch Web­i­nar: Wir brau­chen ein Tool, das Prä­sen­ta­tio­nen über­tra­gen kann. Der Refe­rent soll im Video erschei­nen und zwi­schen den Ansich­ten wech­seln kön­nen. Ger­ne nut­zen wir zusätz­lich ein White­board statt Flip­chart. Umfra­gen wären auch nicht schlecht. Super, wenn sich das syn­chro­ne Online-Live-Semi­­nar auf­zeich­nen und dadurch spä­ter asyn­chron nut­zen lässt. So kön­nen wir es näm­lich mehr­fach ver­wen­den und /oder auch als Video­auf­zeich­nung ver­kau­fen, viel­leicht mit einem Script, so wie wir es dem­nächst mit unse­ren Team­works­Mi­nis, kur­zen Semi­na­ren und Online-Work­­shops, tun wollen.

Pri­ma, wenn dann noch eine gute Chat­funk­ti­on dazu­kommt, die es einem ermög­licht, schnell auf Fra­gen ein­zu­ge­hen oder auch Teil­neh­mer direkt anzusprechen.

Und top, wenn es genü­gend Emo­ti­cons für die Zei­chen­spra­che gibt, denn Kör­per­spra­che ist im vir­tu­el­len Raum bekannt­lich min­des­tens ver­kürzt. Des­halb ist es klas­se, dass Edu­dip Next das jüngst hin­zu­ge­fügt hat. Bei Zoom muss man etwas suchen, um mehr als Klat­schen und Dau­men­hoch zu finden.

Plus Anfor­de­run­gen für ein asyn­chro­nes Webinar

Bei der Video­auf­zeich­nung wäre eine Funk­ti­on wie „Chat aus­blen­den“ sinn­voll, denn wir wol­len ja nicht die Namen unse­rer Teil­neh­mer mit­lie­fern. Der natür­li­che Bil­­dungs­­an­­bie­­ter-Wunsch ist, dass das Video dann ein For­mat wie MP4 hat und die Auf­zeich­nungs­grö­ße der Datei nicht beschränkt ist. Wir wol­len es gern run­ter­la­den, um es auch auf ande­ren Platt­for­men lau­fen las­sen zu kön­nen. Gegen eine sepa­ra­te Audio­auf­zeich­nung wäre auch nichts ein­zu­wen­den, denn die läuft dann unter dem Gen­re „Pod­cast“, das der­zeit gro­ßen Zulauf hat.

Nicht schlecht auch, wenn alles gin­ge: Run­ter­la­den, aber auch die Vide­os auf der Platt­form las­sen und dort bewerben.

Edu­dip: Klas­si­ker für Semi­na­re ohne Video

Den beschrie­be­nen Anfor­de­run­gen ent­spricht der­zeit am bes­ten die deut­sche Platt­form Edu­dip Next. Nur sepa­ra­te Audio­auf­zeich­nun­gen lie­fert es nicht. Dabei han­delt es sich bei Edu­dip Next um die HTML-Ver­­­si­on der ehe­mals Flash-basier­­ten Platt­form, die wir seit eini­gen Jah­ren nut­zen. Da Teil­neh­mer sich regis­trie­ren müs­sen – wenn Anbie­ter das so ein­stel­len, es gin­ge auch anders – haben wir inzwi­schen einen gro­ßen Fun­dus an Teil­neh­me­rin­nen, die wir immer wie­der ein­la­den kön­nen. Wir kön­nen exklu­si­ve Inhouse-Ange­­bo­­te für Fir­men erstel­len und offe­ne Ver­an­stal­tun­gen ver­öf­fent­li­chen – ganz so wie wir es auch als Prä­senz­ver­an­stal­ter tun.

Bis zu 100 Teilnehmer

Nach­teil ist, dass es doch öfter Rück­mel­dun­gen gibt, dass jemand nicht teil­neh­men oder nicht alles auf dem Bild­schirm sehen konn­te. Das ist teil­wei­se eine Fra­ge der Hard­ware, die man hier wie über­all anders auch vor der Teil­nah­me immer tes­ten kann und soll­te. Edu­dip Next bie­tet in sol­chen Fäl­len aber die Mög­lich­keit per Web­cast teil­zu­neh­men. Dann kön­nen Teil­neh­me­rin­nen alles sehen, sich aber nicht aktiv z.B. am Chat beteiligen.

In unse­rem Paket sind bis zu 100 Teil­neh­mer pro Ver­an­stal­tung mög­lich und das geht sehr gut, da Edu­dip ja eben kein rich­ti­ges Video­kon­fe­renz­tool ist. Das heißt, es wer­den nicht stan­dard­mä­ßig Vide­os der Teil­neh­mer über­tra­gen wie etwa bei Zoom — das dafür Video- und Audio­da­tei­en getrennt zur Ver­fü­gung stellt, was Edu­dip nicht macht. Das Video jeweils einer Teil­neh­me­rin kann viel­mehr vom Mode­ra­tor ein­ge­schal­tet wer­den. Dann wer­den zeit­wei­se Admi­nis­tra­tor­rech­te über­tra­gen. Es ist bei Edu­dip aber nicht mög­lich, meh­re­re Per­so­nen mit dem Bild ihrer Web­cam gleich­zei­tig in den vir­tu­el­len Raum zu holen. Das Rein­ho­len ist zeit­in­ten­siv, wes­halb wir bei kür­ze­ren For­ma­ten dar­auf verzichten.

Online-Work­­shops brau­chen mehr Nähe

Des­halb ist Edu­dip wun­der­bar für Online-Live-Semi­na­­re, nicht jedoch geeig­net für Online-Work­­shops und Online-Mee­­tings. Für Online-Work­­shops — wie auch für Online-Coa­chings — brau­chen wir eine fühl­ba­re Nähe zu unse­ren Teil­neh­mern und die ermög­licht vor allem die Video­ka­me­ra. Wenn Bil­der ein­ge­blen­det sind, ent­steht auch eine Prä­senz­ähn­li­che Atmo­sphä­re. Man kann gemein­sam Kaf­fee­trin­ken und ist auf­merk­sa­mer als ohne Kame­ra. Hilf­reich sind dann Klei­nig­kei­ten wie die Mög­lich­keit, die ande­ren stumm­zu­schal­ten. Was gene­rell eine gute Idee ist, um Hall zu ver­mei­den und Band­brei­te zu sparen.

Ein­fa­cher Mode­ra­to­ren­wech­sel wäre hilf­reich. Hier bie­tet Join.me eine gute und fle­xi­ble Alter­na­ti­ve, wes­halb wir den­ken, es eig­net sich beson­ders für Dai­lies oder Reviews, wo kei­ne Klein­grup­pen­ar­beit nötig ist, aber wech­seln Mode­ra­to­rin­nen. Bei den Klein­grup­pen soll­te Join unbe­dingt nach­bes­sern, denn auch Mee­tings pro­fi­tie­ren von den so genann­ten Breakoutsessions.

Für Online-Work­­shops braucht man Kleingruppenräume

Mit einem Teil des Kör­pers anwe­send sein, stei­gert den Prä­senz­ef­fekt. Die­se Auf­merk­sam­keit braucht man, wenn man einen hal­ben oder gan­zen Tag zusam­men­ar­bei­ten möch­te. Die wich­tigs­te Funk­ti­on für Online-Work­­shops ist neben Screen­s­ha­ring und White­board die Mög­lich­keit zur Kleingruppenarbeit.

Das ermög­li­chen bei Zoom die so genann­ten Brea­kout­ses­si­ons. Die­se geben den Teil­neh­mern in klei­ne­ren Grup­pen den Raum mit ein­ge­schal­te­ter Video­ka­me­ra zusammenzuarbeiten.

Wir als Mode­ra­to­ren wol­len die Teil­neh­mer per Hand zuord­nen, denn wir wis­sen, wer gut zusam­men­passt, etwa weil die eine schon viel Erfah­rung hat und der ande­re weni­ger. Das ist lei­der in die­ser Form der­zeit nur bei dem zu teu­ren und lei­der flash-basier­­ten Ado­be Con­nect — ja, es gibt seit 2019 auch eine HTML-Ver­­­si­on -, sowie bei Webex, Goto­Mee­ting, Zoom und Micro­soft Teams mög­lich. Wer es noch nicht gehört hat: Micro­soft Teams inte­griert Sky­pe for Busi­ness, ist also der Nach­fol­ger. Des­halb füh­ren wir Sky­pe als Tool hier nicht mehr auf. Gleich­wohl ver­wen­den es Einei­ge Orga­ni­sa­tio­nen immer noch. Und nein, es kann kei­ne Klein­grup­pen­räu­me. Teams ist auch des­halb die bes­se­re Wahl für Kon­fe­ren­zen, die zwi­schen Teil­neh­me­rin­nen inner­halb eines Unter­neh­mens statt­fin­den. Das liegt dar­an, dass man eben rich­ti­ge Teams erstel­len kann, die wir als Wei­ter­bil­der so nicht brauchen.

Für Klein­grup­pen­ar­beit ist noch Luft nach oben

Die Klein­­grup­­pen-Fun­k­­tio­na­­li­­tät bei Zoom erscheint uns kom­for­ta­bler als bei Teams. Auch das Ple­num ist fle­xi­bler. Bei Micro­soft Teams tref­fen sich bis zu vier Per­so­nen auf einem Bild­schirm, bei Zoom ist die Leis­te der sicht­ba­ren Per­so­nen abhän­gig von der Ein­stel­lung und Bild­schirm­grö­ße fle­xi­bel gestalt­bar. Für die Mode­ra­to­ren ist es ja wich­tig, bei Online-Work­­shops und Online-Mee­­tings alle im Blick zu halten.

Bei Zoom las­sen sich die Teil­neh­mer immer wie­der leicht neu mischen, was Mode­ra­to­ren­auf­ga­be ist. Bei Micro­soft Teams ist das nicht so fle­xi­bel mög­lich. Wün­schens­wert wäre gene­rell eine Funk­ti­on, die es auch den Teil­neh­mern ermög­licht, sich selbst per Klick zu ent­schei­den, mit wem sie in einen Raum zusam­men­ge­hen möch­ten. Die­se Funk­ti­on bie­tet offen­sicht­lich Webex von Citrix in der Plus­ver­si­on. Hier kann der Mode­ra­tor den Teil­neh­mern die­se Auf­ga­be zuwei­sen.  Da wir Webex der­zeit nicht nut­zen, freu­en wir uns auf Ergän­zun­gen von jenen, die aus eige­ner Erfah­rung davon berich­ten kön­nen, wie das prak­tisch geht.

Auch in den Klein­grup­pen kön­nen die Teil­neh­mer mit dem White­board zusam­men­ar­bei­ten. Die Ergeb­nis­se las­sen sich spei­chern und spä­ter tei­len. Klein­grup­pen­räu­me las­sen sich auch benen­nen, etwa als „Pau­sen­raum“. Wir haben im Kurs „Agi­les Füh­ren und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on digi­tal“ Räu­me wie „New Work“, „Lean Agi­le“ und „Busi­ness Agi­li­ty“ erstellt.

Gemein­sam co-kre­a­­tiv arbeiten

Was für einen rich­tig guten Work­shop nun aller­dings fehlt, sind Tools für die Zusam­men­ar­beit. Man soll­te gemein­sam Doku­men­te erstel­len oder mit vir­tu­el­len Mode­ra­ti­ons­kar­ten eine Ergeb­nis­prä­sen­ta­ti­on vor­be­rei­ten kön­nen. Das Cha­­mä­­le­on-Bild in die­sem Bei­trag ist das Ergeb­nis einer Ses­si­on im Rah­men unse­res Online-Train-the-Trai­­ners.

Die­se Funk­ti­on bie­tet der­zeit vor allem Mural for Teams, das sich mit Micro­soft Teams ver­bin­den lässt. Die Kom­bi­na­ti­on mit Mural — das unter die Kate­go­rie Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools fällt — ist aber auch mit ande­ren Video­kon­fe­renz­sys­te­men mög­lich, indem man mit zwei Brow­ser­fens­tern arbei­tet und — wenn man etwas zei­gen möch­te — die Screen­s­ha­ring­funk­ti­on ver­wen­det. Für uner­fah­re­ne Teil­neh­me­rin­nen ist es aber oft ver­wir­rend, mit zwei Anwen­dun­gen par­al­lel zu arbei­ten. Bei Mural las­sen sich eben­so Klein­grup­pen­räu­me ein­rich­ten, die auf die Brea­kout­ses­si­ons abge­stimmt sein können.

Tools für Online-Meetings

Ein Online-Mee­­ting ist gewöhn­lich kür­zer als ein Online-Work­­shop. An ihm sol­len oft auch mehr Per­so­nen teil­neh­men kön­nen. Die meis­ten Platt­for­men ermög­li­chen hier Zusam­men­künf­te von bis zu 25 Per­so­nen auf einem Bild­schirm. Da man oft nicht mehr als ein White­board und Screen­s­ha­ring braucht, sind weni­ger Funk­tio­nen nötig. So kom­men Tools wie Blizz von Team­view­er und Join.me in Fra­ge, die güns­ti­ger als die Wett­be­wer­ber sind. Vor allem Join ist zudem sehr ein­fach zu bedie­nen. Die White­board­qua­li­tä­ten sind sehr unter­schied­lich. Zoom hat uns da weni­ger über­zeugt als z.B. Join.

Klein­gup­pen sind bei den klei­ne­ren Zoom-Mit­­be­­wer­­bern aber nicht mach­bar, oder nur auf Umwe­gen. So ist es natür­lich mög­lich, sich schnell mal zu einem Zwei­er- oder-Drei­er-Gespräch zu ver­ab­re­den. Um sich ein­fach mal schnell zusam­men­zu­te­le­fo­nie­ren und dabei ins Gesicht zu schau­en, könn­ten dann aber auch Face­time oder Meet — die ehe­ma­li­gen Goog­le Han­gouts — eine Alter­na­ti­ve sein. Sie kön­nen auch die man­geln­de Klein­grup­pen­funk­ti­on bei Join etc. aus­glei­chen. Man ver­ab­re­det sich ein­fach nach dem Mee­ting hier.

Update 8/2020

Wir wur­den dar­auf hin­ge­wie­sen, dass wir hier nicht alle Tools erwähnt haben, z.B. fehlt Jit­si. Das stimmt. Jit­si ist eine tol­le kos­ten­lo­se Alter­na­ti­ve, Open Source und ver­schlüs­selt. Aber auch hier eben kei­ne Brea­kout­ses­si­ons. Eine neue Ent­de­ckung ist auch Spa­ti­al Chat, dan­ke für den Tipp! Der Ava­tar basiert auf einem Sel­fie und wan­dert durch den Mee­ting­raum, kann aber auch mal zu einer Par­ty gehen. Etwas gewöh­nungs­be­dürf­tig, dass die Mee­ting­teil­neh­me­rin­nen nur Ober­kör­per haben. Aber Teil­nah­me ist z.B. auch ohne Head­set per Video­chat möglich.

Fazit: Zoom und Edu­dip funk­tio­nie­ren für uns am besten

Eini­ge Mona­te hat­ten wir Goto­Mee­ting aus­pro­biert und sind nicht rich­tig warm­ge­wor­den. Man bräuch­te GoTo­Trai­ning und das ist auch optisch weni­ger intui­tiv und zudem deut­lich teu­rer als Zoom. Für uns bie­tet „Zoom“ des­halb der­zeit die bes­te Mischung aus Bedie­ner­freund­lich­keit, Pass­ge­nau­ig­keit für unse­re Zwe­cke und Akzep­tanz bei unse­ren Kun­den. Denn man darf nicht unter­schät­zen, dass es sehr wich­tig ist, dass den Teil­neh­me­rin­nen ein Tool ver­traut ist. Das senkt Berüh­rungs­ängs­te Und Zoom ist vie­len vertraut.

Das wir vor allem Online-Work­­shops und Online-Semi­na­­re nut­zen, schnei­den für uns der­zeit wech­selnd Zoom und Edu­dip am bes­ten ab. Bei Zoom senkt die gro­ße Bekannt- und Ver­traut­heit auch im inter­na­tio­na­len Kon­text die Ein­s­tiegs-Hür­­den. Vie­le Kon­zer­ne nut­zen des­halb intern Micro­soft Teams und für grö­ße­re Zusam­men­künf­te Zoom.

In eini­gen Unter­neh­men, vor allem Kon­zer­nen, ist Zoom aber IT-sei­­tig ver­bo­ten und wird sogar von der Fire­wall blo­ckiert. Das liegt dar­an, dass Zoom als ame­ri­ka­ni­scher Anbie­ter unter dem Gene­ral­ver­dacht das Daten­miss­brauchs steht und auch die ein oder ande­re Sicher­heits­lü­cke hat­te. Außer­dem muss­te es auf­grund sei­ner Beliebt­heit zeit­wei­se auf chi­ne­si­sche Ser­ver aus­wei­chen, und das Ver­trau­en in die­se Rich­tung ist bekannt­lich äußerst begrenzt. Durch „Zoom­bom­bing“ konn­ten sich bis 1.4.2020 unbe­rech­tig­te Teil­neh­mer in Mee­tings zuschal­ten. Dass hat Zoom nun aber abge­stellt. Teil­neh­me­rin­nen brau­chen ein Pass­wort, der Mode­ra­tor muss aus dem War­te­raum den Ein­lass gestatten.

Und es gibt durch­aus auch loben­de Stim­men für Zooms Daten­schutz­freund­lich­keit, etwas vom Daten­schutz­gu­ru.

Und ande­re Tools sind eben auch nicht bes­ser: Auch Sky­pe for Busi­ness als Vor­läu­fer von Teams war lan­ge umstrit­ten. Es hat­te vie­le Daten­lecks und klaf­fen­de Sicher­heits­lü­cken. So sol­len Gesprä­che ohne Daten­schutz ana­ly­siert wor­den sein, mel­de­te Golem 2018. Mit der Inte­gra­ti­on in Teams woll­te Micro­soft auch irgend­wo neu anfangen.

Wir fin­den: Gera­de jetzt in der Coro­na­kri­se erwei­sen sich zu vie­le Regu­lie­run­gen als schwie­rig und Wei­ter­bil­dungs­ver­hin­de­rer. Manch einer hat sich schon ent­schie­den, dann lie­ber mit dem eige­nen Lap­top teil­zu­neh­men. Oder die Regeln etwas groß­zü­gi­ger aus­zu­le­gen als sonst.

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PS: Wir nut­zen bewusst die männ­li­che und weib­li­che Schreib­wei­se durch­ein­an­der. Wenn wir von Teil­neh­me­rin­nen spre­chen sind auch Teil­neh­mer gemeint. Und umgekehrt.