Die besten Tools für Online-Workshops, Online-Seminare und Online-Meetings

Zoom, Edudip, Microsoft Teams, Blizz, Gotomeeting, Webex, Meet, Join – mit Tabelle

Was ist das beste fürs Webinar?

Welches ist das beste Tool für Videokonferenzen? Was eignet sich am besten für Online-Meetings, was für Online-Workshops und welches ist ideal für Online-Seminare? Gibt es sogar ein one-fits-all? Zoom hat aktuell fraglos die meisten Fans, ist aber umstritten. Wir haben uns den Markt angeschaut und einen detaillierten Vergleich der besten Tools für Online-Seminare, Online-Workshops und Online-Meetings erstellt. Aus dem Blickwinkel und mit den Anforderungen eines Weiterbildungsinstituts.

„Wir dürfen kein Zoom verwenden!“ hören wir immer öfter. Das ist schade, denn von allen Videokonferenztools ist Zoom unser absoluter Favorit. Auch, wenn es noch nicht alle Funktionalitäten hat, die Weiterbildungsanbieter brauchen, wenn das Thema E-Learning auf ein nächstes Level gehoben wird.

Was für was?

Doch der Reihe nach. Die erste Frage ist ja: Was braucht man für was? Zunächst gilt es, die drei wichtigsten Formate Online-Meeting, Online-Workshop und Online-Live-Seminar zu unterscheiden. Oft ist auch die Rede von Webinar. Im Unterschied zu einem Online-Live-Webinar kann dieses aber auch asynchron stattfinden. Dann handelt es sich um die Aufzeichnung eines Seminar mit Video.

Online-Seminar: Starte bei den Anforderungen

Wir haben für die eigene Übersicht eine sehr umfangreiche Vergleichstabelle zwischen Adobe Connect, Blizz von Teamviewer, Edudip Next, Join.me, Gotomeeting / Gototraining, Meet, Microsoft Teams und Zoom erstellt, die hier als Bildausschnitt und unter dem folgenden Link Vergleichstabelle Videokonferenztools als PDF verfügbar ist. Strenggenommen würden Edudip und Meet nicht reingehören. Edudip ist eine E-Learning-Plattform, kein Videokonferenzsystem. Meet ist das ehemalige Google Hangouts und vergleichbar mit Facetime. Wir gehen hier aber von unserem Blickwinkel der Anforderungen als Bildungsanbieter an und betrachten es nicht aus der Perspektive der Tool-Kategorie.

Die besten Videokonferenzsysteme

Also Anforderungen first. Beginnen wir mit dem Online-Live-Seminar, auch Webinar: Wir brauchen ein Tool, das Präsentationen übertragen kann. Der Referent soll im Video erscheinen und zwischen den Ansichten wechseln können. Gerne nutzen wir zusätzlich ein Whiteboard statt Flipchart. Umfragen wären auch nicht schlecht. Super, wenn sich das synchrone Online-Live-Seminar aufzeichnen und dadurch später asynchron nutzen lässt. So können wir es nämlich mehrfach verwenden und /oder auch als Videoaufzeichnung verkaufen, vielleicht mit einem Script, so wie wir es demnächst mit unseren TeamworksMinis, kurzen Seminaren und Online-Workshops, tun wollen.

Prima, wenn dann noch eine gute Chatfunktion dazukommt, die es einem ermöglicht, schnell auf Fragen einzugehen oder auch Teilnehmer direkt anzusprechen.

Und top, wenn es genügend Emoticons für die Zeichensprache gibt, denn Körpersprache ist im virtuellen Raum bekanntlich mindestens verkürzt. Deshalb ist es klasse, dass Edudip Next das jüngst hinzugefügt hat. Bei Zoom muss man etwas suchen, um mehr als Klatschen und Daumenhoch zu finden.

Plus Anforderungen für ein asynchrones Webinar

Bei der Videoaufzeichnung wäre eine Funktion wie „Chat ausblenden“ sinnvoll, denn wir wollen ja nicht die Namen unserer Teilnehmer mitliefern. Der natürliche Bildungsanbieter-Wunsch ist, dass das Video dann ein Format wie MP4 hat und die Aufzeichnungsgröße der Datei nicht beschränkt ist. Wir wollen es gern runterladen, um es auch auf anderen Plattformen laufen lassen zu können. Gegen eine separate Audioaufzeichnung wäre auch nichts einzuwenden, denn die läuft dann unter dem Genre „Podcast“, das derzeit großen Zulauf hat.

Nicht schlecht auch, wenn alles ginge: Runterladen, aber auch die Videos auf der Plattform lassen und dort bewerben.

Edudip: Klassiker für Seminare ohne Video

Den beschriebenen Anforderungen entspricht derzeit am besten die deutsche Plattform Edudip Next. Nur separate Audioaufzeichnungen liefert es nicht. Dabei handelt es sich bei Edudip Next um die HTML-Version der ehemals Flash-basierten Plattform, die wir seit einigen Jahren nutzen. Da Teilnehmer sich registrieren müssen – wenn Anbieter das so einstellen, es ginge auch anders – haben wir inzwischen einen großen Fundus an Teilnehmerinnen, die wir immer wieder einladen können. Wir können exklusive Inhouse-Angebote für Firmen erstellen und offene Veranstaltungen veröffentlichen – ganz so wie wir es auch als Präsenzveranstalter tun.

Bis zu 100 Teilnehmer

Nachteil ist, dass es doch öfter Rückmeldungen gibt, dass jemand nicht teilnehmen oder nicht alles auf dem Bildschirm sehen konnte. Das ist teilweise eine Frage der Hardware, die man hier wie überall anders auch vor der Teilnahme immer testen kann und sollte. Edudip Next bietet in solchen Fällen aber die Möglichkeit per Webcast teilzunehmen. Dann können Teilnehmerinnen alles sehen, sich aber nicht aktiv z.B. am Chat beteiligen.

In unserem Paket sind bis zu 100 Teilnehmer pro Veranstaltung möglich und das geht sehr gut, da Edudip ja eben kein richtiges Videokonferenztool ist. Das heißt, es werden nicht standardmäßig Videos der Teilnehmer übertragen wie etwa bei Zoom – das dafür Video- und Audiodateien getrennt zur Verfügung stellt, was Edudip nicht macht. Das Video jeweils einer Teilnehmerin kann vielmehr vom Moderator eingeschaltet werden. Dann werden zeitweise Administratorrechte übertragen. Es ist bei Edudip aber nicht möglich, mehrere Personen mit dem Bild ihrer Webcam gleichzeitig in den virtuellen Raum zu holen. Das Reinholen ist zeitintensiv, weshalb wir bei kürzeren Formaten darauf verzichten.

Online-Workshops brauchen mehr Nähe

Deshalb ist Edudip wunderbar für Online-Live-Seminare, nicht jedoch geeignet für Online-Workshops und Online-Meetings. Für Online-Workshops – wie auch für Online-Coachings – brauchen wir eine fühlbare Nähe zu unseren Teilnehmern und die ermöglicht vor allem die Videokamera. Wenn Bilder eingeblendet sind, entsteht auch eine Präsenzähnliche Atmosphäre. Man kann gemeinsam Kaffeetrinken und ist aufmerksamer als ohne Kamera. Hilfreich sind dann Kleinigkeiten wie die Möglichkeit, die anderen stummzuschalten. Was generell eine gute Idee ist, um Hall zu vermeiden und Bandbreite zu sparen.

Einfacher Moderatorenwechsel wäre hilfreich. Hier bietet Join.me eine gute und flexible Alternative, weshalb wir denken, es eignet sich besonders für Dailies oder Reviews, wo keine Kleingruppenarbeit nötig ist, aber wechseln Moderatorinnen. Bei den Kleingruppen sollte Join unbedingt nachbessern, denn auch Meetings profitieren von den so genannten Breakoutsessions.

Für Online-Workshops braucht man Kleingruppenräume

Mit einem Teil des Körpers anwesend sein, steigert den Präsenzeffekt. Diese Aufmerksamkeit braucht man, wenn man einen halben oder ganzen Tag zusammenarbeiten möchte. Die wichtigste Funktion für Online-Workshops ist neben Screensharing und Whiteboard die Möglichkeit zur Kleingruppenarbeit.

Das ermöglichen bei Zoom die so genannten Breakoutsessions. Diese geben den Teilnehmern in kleineren Gruppen den Raum mit eingeschalteter Videokamera zusammenzuarbeiten.

Wir als Moderatoren wollen die Teilnehmer per Hand zuordnen, denn wir wissen, wer gut zusammenpasst, etwa weil die eine schon viel Erfahrung hat und der andere weniger. Das ist leider in dieser Form derzeit nur bei dem zu teuren und leider flash-basierten Adobe Connect – ja, es gibt seit 2019 auch eine HTML-Version -, sowie bei Webex, GotoMeeting, Zoom und Microsoft Teams möglich. Wer es noch nicht gehört hat: Microsoft Teams integriert Skype for Business, ist also der Nachfolger. Deshalb führen wir Skype als Tool hier nicht mehr auf. Gleichwohl verwenden es Eineige Organisationen immer noch. Und nein, es kann keine Kleingruppenräume. Teams ist auch deshalb die bessere Wahl für Konferenzen, die zwischen Teilnehmerinnen innerhalb eines Unternehmens stattfinden. Das liegt daran, dass man eben richtige Teams erstellen kann, die wir als Weiterbilder so nicht brauchen.

Für Kleingruppenarbeit ist noch Luft nach oben

Die Kleingruppen-Funktionalität bei Zoom erscheint uns komfortabler als bei Teams. Auch das Plenum ist flexibler. Bei Microsoft Teams treffen sich bis zu vier Personen auf einem Bildschirm, bei Zoom ist die Leiste der sichtbaren Personen abhängig von der Einstellung und Bildschirmgröße flexibel gestaltbar. Für die Moderatoren ist es ja wichtig, bei Online-Workshops und Online-Meetings alle im Blick zu halten.

Bei Zoom lassen sich die Teilnehmer immer wieder leicht neu mischen, was Moderatorenaufgabe ist. Bei Microsoft Teams ist das nicht so flexibel möglich. Wünschenswert wäre generell eine Funktion, die es auch den Teilnehmern ermöglicht, sich selbst per Klick zu entscheiden, mit wem sie in einen Raum zusammengehen möchten. Diese Funktion bietet offensichtlich Webex von Citrix in der Plusversion. Hier kann der Moderator den Teilnehmern diese Aufgabe zuweisen.  Da wir Webex derzeit nicht nutzen, freuen wir uns auf Ergänzungen von jenen, die aus eigener Erfahrung davon berichten können, wie das praktisch geht.

Auch in den Kleingruppen können die Teilnehmer mit dem Whiteboard zusammenarbeiten. Die Ergebnisse lassen sich speichern und später teilen. Kleingruppenräume lassen sich auch benennen, etwa als „Pausenraum“. Wir haben im Kurs „Agiles Führen und Selbstorganisation digital“ Räume wie „New Work“, „Lean Agile“ und „Business Agility“ erstellt.

Gemeinsam co-kreativ arbeiten

Was für einen richtig guten Workshop nun allerdings fehlt, sind Tools für die Zusammenarbeit. Man sollte gemeinsam Dokumente erstellen oder mit virtuellen Moderationskarten eine Ergebnispräsentation vorbereiten können. Das Chamäleon-Bild in diesem Beitrag ist das Ergebnis einer Session im Rahmen unseres Online-Train-the-Trainers.

Diese Funktion bietet derzeit vor allem Mural for Teams, das sich mit Microsoft Teams verbinden lässt. Die Kombination mit Mural – das unter die Kategorie Kollaborationstools fällt – ist aber auch mit anderen Videokonferenzsystemen möglich, indem man mit zwei Browserfenstern arbeitet und – wenn man etwas zeigen möchte – die Screensharingfunktion verwendet. Für unerfahrene Teilnehmerinnen ist es aber oft verwirrend, mit zwei Anwendungen parallel zu arbeiten. Bei Mural lassen sich ebenso Kleingruppenräume einrichten, die auf die Breakoutsessions abgestimmt sein können.

Tools für Online-Meetings

Ein Online-Meeting ist gewöhnlich kürzer als ein Online-Workshop. An ihm sollen oft auch mehr Personen teilnehmen können. Die meisten Plattformen ermöglichen hier Zusammenkünfte von bis zu 25 Personen auf einem Bildschirm. Da man oft nicht mehr als ein Whiteboard und Screensharing braucht, sind weniger Funktionen nötig. So kommen Tools wie Blizz von Teamviewer und Join.me in Frage, die günstiger als die Wettbewerber sind. Vor allem Join ist zudem sehr einfach zu bedienen. Die Whiteboardqualitäten sind sehr unterschiedlich. Zoom hat uns da weniger überzeugt als z.B. Join.

Kleinguppen sind bei den kleineren Zoom-Mitbewerbern aber nicht machbar, oder nur auf Umwegen. So ist es natürlich möglich, sich schnell mal zu einem Zweier- oder-Dreier-Gespräch zu verabreden. Um sich einfach mal schnell zusammenzutelefonieren und dabei ins Gesicht zu schauen, könnten dann aber auch Facetime oder Meet – die ehemaligen Google Hangouts – eine Alternative sein. Sie können auch die mangelnde Kleingruppenfunktion bei Join etc. ausgleichen. Man verabredet sich einfach nach dem Meeting hier.

Update 8/2020

Wir wurden darauf hingewiesen, dass wir hier nicht alle Tools erwähnt haben, z.B. fehlt Jitsi. Das stimmt. Jitsi ist eine tolle kostenlose Alternative, Open Source und verschlüsselt. Aber auch hier eben keine Breakoutsessions. Eine neue Entdeckung ist auch Spatial Chat, danke für den Tipp! Der Avatar basiert auf einem Selfie und wandert durch den Meetingraum, kann aber auch mal zu einer Party gehen. Etwas gewöhnungsbedürftig, dass die Meetingteilnehmerinnen nur Oberkörper haben. Aber Teilnahme ist z.B. auch ohne Headset per Videochat möglich.

Fazit: Zoom und Edudip funktionieren für uns am besten

Einige Monate hatten wir GotoMeeting ausprobiert und sind nicht richtig warmgeworden. Man bräuchte GoToTraining und das ist auch optisch weniger intuitiv und zudem deutlich teurer als Zoom. Für uns bietet „Zoom“ deshalb derzeit die beste Mischung aus Bedienerfreundlichkeit, Passgenauigkeit für unsere Zwecke und Akzeptanz bei unseren Kunden. Denn man darf nicht unterschätzen, dass es sehr wichtig ist, dass den Teilnehmerinnen ein Tool vertraut ist. Das senkt Berührungsängste Und Zoom ist vielen vertraut.

Das wir vor allem Online-Workshops und Online-Seminare nutzen, schneiden für uns derzeit wechselnd Zoom und Edudip am besten ab. Bei Zoom senkt die große Bekannt- und Vertrautheit auch im internationalen Kontext die Einstiegs-Hürden. Viele Konzerne nutzen deshalb intern Microsoft Teams und für größere Zusammenkünfte Zoom.

In einigen Unternehmen, vor allem Konzernen, ist Zoom aber IT-seitig verboten und wird sogar von der Firewall blockiert. Das liegt daran, dass Zoom als amerikanischer Anbieter unter dem Generalverdacht das Datenmissbrauchs steht und auch die ein oder andere Sicherheitslücke hatte. Außerdem musste es aufgrund seiner Beliebtheit zeitweise auf chinesische Server ausweichen, und das Vertrauen in diese Richtung ist bekanntlich äußerst begrenzt. Durch „Zoombombing“ konnten sich bis 1.4.2020 unberechtigte Teilnehmer in Meetings zuschalten. Dass hat Zoom nun aber abgestellt. Teilnehmerinnen brauchen ein Passwort, der Moderator muss aus dem Warteraum den Einlass gestatten.

Und es gibt durchaus auch lobende Stimmen für Zooms Datenschutzfreundlichkeit, etwas vom Datenschutzguru.

Und andere Tools sind eben auch nicht besser: Auch Skype for Business als Vorläufer von Teams war lange umstritten. Es hatte viele Datenlecks und klaffende Sicherheitslücken. So sollen Gespräche ohne Datenschutz analysiert worden sein, meldete Golem 2018. Mit der Integration in Teams wollte Microsoft auch irgendwo neu anfangen.

Wir finden: Gerade jetzt in der Coronakrise erweisen sich zu viele Regulierungen als schwierig und Weiterbildungsverhinderer. Manch einer hat sich schon entschieden, dann lieber mit dem eigenen Laptop teilzunehmen. Oder die Regeln etwas großzügiger auszulegen als sonst.

Unsere digitalen Online-Angebote:

PS: Wir nutzen bewusst die männliche und weibliche Schreibweise durcheinander. Wenn wir von Teilnehmerinnen sprechen sind auch Teilnehmer gemeint. Und umgekehrt.

 

 

2 Gedanken zu „Die besten Tools für Online-Workshops, Online-Seminare und Online-Meetings

  1. Breakoutsessions und Kleingruppenarbeit sind bei GotoMeeting nicht möglich. Das ist ein Fehler im Aritkel.

    • In Gototraining ist das möglich. Deshalb steht das auch dazu da. Wir machen das aber noch etwas deutlicher. Vielen Dank für den Hinweis!
      LG Svenja Hofert

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