Online und Präsenz verbinden: Unser erster Hybrid-Workshop – ein Spagat und voller Erfolg

TeamworksPLUS Modul 4 Kulturwandel hat online und vor Ort zugleich stattgefunden

Soviel wir wissen, waren wie das erste Erwachsenen-Bildungsunternehmen in Hamburg, das ein Ausbildungsmodul innerhalb von sieben Tagen komplett umbaute und digitalisierte. Nun waren wir auch die ersten, die wieder live gingen – in Hybrid-Workshop-Form und unter den neuen Bedingungen des Hamburger Senats und „Corona“. Ein persönlicher Bericht mit vielen Einblicken.

Wir dürfen! Endlich wieder vor Ort und persönlich mit Menschen und unseren Gruppen arbeiten. Vom 14.-16.Mai stand unser Modul 4 der Ausbildungsgruppe 8 an. Das vorherige Modul hatte online stattgefunden. Wir berichteten.

Hygienekonzept muss her

Wir haben die Verordnung des Hamburger Senats vom 5.5. bzw. 13.5. aufmerksam gelesen – und dann alles in Bewegung gesetzt. Jetzt ging es darum, in kurzer Zeit ein Hygienekonzept zu entwickeln und vor allem Räume zu finden, in denen der verlangte Abstand von 1,50 Meter möglich ist – und zwar problemlos.

Hier liegt unser neuer SeminarraumIm Hotel wie bisher? Unmöglich, selbst mit weniger als  bis zu 15 Personen.

Wir brauchen ja auch zusätzlichen Raum für Kleingruppenarbeit. Und wollten einen Riesenbogen um den jeweils anderen machen können, ohne uns an Wänden herumdrücken zu müssen.

So suchten wir nach leer stehenden Locations – und wurden in der Speicherstadt fündig. Dort stand eine 300 Quadratmeter Fläche leer. In Windeseile bauten wir diese mit dem Inhaber um: Mit Tischen, Licht, Internet, visuellen Hygiene-Hinweisen, Desinfektionsmitteln – und Internet-Wlan-Cube. Meine – Svenjas – Mutter in Köln, Evamaria, nähte tagelang modische und gleichzeitig hygienische Masken. Meine Mutter ist Krankenschwester. Natürlich kauften wir auch ausreichend medizinische Masken. Das verlangte Hygienekonzept konnten wir mit Hilfe von vielen Seiten gut umsetzen.

Technische Umsetzung? Viel schwieriger

Die kleine Kamera zeigt, wer gerade redetDer herausfordernste Teil war die technische Umsetzung. Schnell kristallisierte sich heraus, dass sich sieben Teilnehmerinnen unheimlich freuten, wieder persönlich zu kommen. Weitere zwei Teilnehmerinnen konnten nicht reisen, eine musste sich aus Paris zuschalten. Eine weitere Person war zu dicht an einer Risikogruppe und blieb deshalb auch am Standort Hamburg lieber online. Zwei weitere Teilnehmer der ursprünglich 12-Personen-Gruppe hatten im Zuge von Corona-bedingten Planänderungen dieses Modul keine Zeit.

Bei der Planung einer kreativen Lösung half uns der seelenruhige Jan Waßmuth von der Produktionsfirma Fabelzucker. Wir wussten, dass unsere Kosten erheblich steigen würden, aber explodieren dürfte es auch nicht. So schaffte ich, Svenja, nach Jans Maßgabe unter anderem zwei preisgünstige Panasonic-Camcorder für die Videoübertragung aus verschiedenen Perspektiven an. Die nächste Herausforderung war der Ton. Jan löste das mit einem Richtmikrofon in der Mitte des Raumes, an das die Teilnehmerinnen herantreten müssen, wenn sie etwas sagen wollten. Thorsten und ich wurden mit einem Sennheiser-Mikrofon verkabelt.

Ein weiteres Gerät löste das Hin- und Herschalten zwischen den Kamerabildnern für die drei Videokonferenzteilnehmerinnen bei Zoom, ein anderes die wechselnde Speaker-Übertragung über die beiden Camcorder.

Technische Moderation – ohne geht es nicht

Kulturwandelspiel für Zoom übersetztIn unserer Videokonferenz bei Zoom saß zusätzlich unsere Mitarbeiterin Melissa Bodtländer, die als technische Moderation seit Anfang März einen hervorragenden Job macht. Sie übersetzte, was im Raum geschah, zusätzlich auch per Chat. Sie verteilte die Unterlagen, die sich die Teilnehmerinnen im Raum selber nahmen, da wir ja nicht mehr verteilen dürfen. Der Chat war nach dem ersten Tag dicht gefüllt. Ohne Melissa hätten wir das nicht geschafft. Entsprechend zufrieden waren die „Zoomies“, also die drei Teilnehmer in der Videokonferenz, auch wenn das Virtuelle – wie wir ja schon aus den Wochen zuvor wussten – ungleich mehr anstrengt.

Verpflegung – vereinfacht

Da Buffet nicht erlaubt ist, ließen wir uns zwei Tage das Essen von Beets&Roots bringen, am dritten Tag holte ich die Speisen von Kinneloa aus der Europapassage (wir danken euch, auch ihr seid Coronahelden, da ihr schnell auf Lieferservice umgestellt habt!). Bereit standen außerdem hygienisch abgepackte Süßigkeiten und ein Getränkekühlschrank.

Wir waren natürlich sehr aufgeregt: So wie wir die ersten Anbieter in Hamburg im virtuellen Raum waren, so würden wir jetzt auch die ersten sein, die einen Hybrid wagten. Wie schwierig das ist, haben wir oft genug gehört.  Da ist einerseits die Technik, andrerseits aber auch die Gruppendynamik. Immerhin sind das drei Leute im Fernsehen, die eigentlich zu der Gruppe gehören und dennoch sichtbar fern sind.

Die Technik – lenkt ab, aber führt auch zusammen

Es klappte technisch. Wenn ich jetzt sagen würde „wie am Schnürchen“, trifft es das jedoch nicht vollständig. Immer wieder flog bei Zoom jemand raus, dann mussten wir die Person über drei Bildschirme mit der Maus balancierend wieder reinholen. Es war anstrengend, sich immer wieder auf die Kamera auszurichten. Und das Sprechen über das Richtmikrofon war auch eine Gewöhnung für die Teilnehmerinnen.

Jeden Morgen der drei Tage funktionierte irgendetwas nicht. Mal war ein Verteiler überlastet, mal bockte ein USB3-Anschluss. Kurzum: Wer das nachmachen möchte, muss mit einem Techniker rechnen, wenn nicht gar mit einem Technikerteam. Gleichzeitig schafften wir über die drei Tage eine einzigartige Lösung, die uns alle verbinden konnte. Und die unser Budget verkraften konnte.

Die Abstandsregeln: Mit bisherigen Konzepten so nicht möglich

genug RaumAuf 300 Quadratmetern ist es problemlos möglich, Abstand zu halten. In der Speicherstadt können wir zudem immer die Fenster aufmachen, die Belüftung ist gut. Ich weiß nicht, wie Hotels das in Zukunft lösen werden. Bisher war es so, dass in ca. 40-60 Quadratmetern mit 10-12 Teilnehmerinnen geplant wurde. Das wird so nicht mehr gehen, wenn diese Abstandsregeln sich halt

Wir haben wirklich sehr gern mit unserem Hotel Barcelo  und anderen Hotels oder Work Spaces zusammengearbeitet. Der Service entlastet uns als Moderatoren sehr – nur sind die Vorgaben so derzeit unter den alten Bedingungen in Hotels nicht umsetzbar.

Bloß nicht nahe kommen, Augen auf, Bildschirm groß!

Unser Stuhlkreis in der Speicherstadt war riesig. Das wiederum zieht andere Themen nach sich: Die Schrift auf Flipcharts ist schnell zu klein, auch bisher große Bildschirme sind nicht mehr groß genug… Das alles geht in die Budgets. Und mich ärgert sehr, dass die kleinen Kulturtreibenden, Agenturen und Veranstalter in Zukunft ungleich mehr ausgeben müssen. Und das sind gerade die, denen genau das am schwersten fällt.

Zoomies

Sich nicht zu nah zu kommen ist dabei auch in solchen Locactions eine Herausforderung, beispielsweise können wir nichts mehr einfach so hinreichen. Wir haben in unserem Konzept so etwas wie eine „Stuhlverantwortung“ integriert. Das bedeutet, dass jeder auf seinen Stuhl acht geben muss. Obwohl wir als Gruppendynamiker wissen, wie wichtig der Perspektivenwechsel ist und dieser oft auch über neue Sitzordnungen hergestellt wird… Das ist möglich, doch muss dann der Stuhl gekennzeichnet sein und mitgenommen werden.

Die Räume: Wir brauchen gute Belüftbarkeit und müssen rausgehen können

Wir werden also bis auf Weiteres in der Speicherstadt bleiben oder zu Seminarhotels außerhalb übergehen müssen. Das fällt uns nicht leicht, denn es gibt zwei entscheidende Nachteile:

  • Die weitere Anreise.
  • Wir müssen viel schleppen. Bisher konnten wir hin- und herspringen zwischen dem Hotel und unserem Büro in der Ferdinandstr.
  • Wir müssen uns selber um Sauberkeit, Verpflegung & Getränke kümmern, das zieht Aufmerksamkeit und verlangt weiteres Personal

Größere Räume gibt es natürlich auch in der Stadt, jedoch würden diese jede Kalkulation sprengen, und wir müssten erheblich teurer werden. Dies ist aber im Zeichen einer erwartbaren Rezession eher schwierig. Hinzu kommt, dass die Teilnehmerinnen einen unter bisherigen Bedingungen kalkulierten Preis bezahlt haben.

Belüftung ist ein weiteres Thema. Typische Stadthotels sind schlecht belüftbar oder haben Klimaanlagen, von denen, wenn ich den Virologen und Epidemiologen Prof. Alexander Kekule richtig verstanden habe, einige das Virus zirkulieren lassen – andere (neuere) nicht. Sollen wir also jedes Mal ein Klimaanlagenzertifikat verlangen?

Bei Workspaces, mit denen wir in Köln und Berlin zusammenarbeiten, laufen oft zu viele andere Personen herum. Workspaces sind selten abgeschlossen und nur für unsere Gruppe da. Hier also ein Appell: Liebe Hotels, liebe Workspaces entwickelt kreative Lösungen für die Corona-Zeit! Diese kann Monate, vielleicht aber auch Jahre dauern – machen wir uns da nichts vor.

Die Gruppendynamik: Hybrid trennt und verbindet die virtuelle und Präsenzgruppe

Bisher hat niemand je eine wissenschaftliche Arbeit über Gruppendynyamik im virtuellen Raum und in Hybrids verfasst… Dabei wäre das ein Riesenthema. Das zeigte schon unser kleiner Ausschnitt. Da waren „die Zoomies“ und „die anderen“. Unsere Gruppe besteht aus erfahrenen Coaches, Trainern, Führungskräften, Scrum Mastern… aber selbst unter dem Vorzeichen einer Bewusstheit über Gruppendynamiken, kommt hier eine ganz neue Dynamik dazu.

Aus technischen Gründen konnten wir die Gruppe nicht trennen. Ja, das wäre über Whatsapp und andere Meetingplattformen möglich, nur hätte jeder Bruch der stabilen Verbindung und ein Neuaufbau Zeit gekostet und Nerven. Eins haben wir gelernt: Wenn die Technik sich den Vordergrund schiebt, kannst du Lernen vergessen…

Während die ersten beide Tage gut liefen, trat dieser Effekt im dritten auch hervor: Eine gewisse Genervtheit und Ablenkung durch die Technik, die ein bisschen hin- und hersprang, auch von uns auf die Teilnehmerinnen. Ich, Svenja, war deshalb absolut erleichtert mich am Nachmittag des dritten Tages einmal nur und ausschließlich auf das Coaching zu konzentrieren, als Thorsten den Rest der Gruppe supervidierte. Die „Zoomies“ hatten sich um 14 Uhr 30 verabschiedet – satt, aber eben auch müde.

Noch am Vormittag des dritten Tages hatte ich parallel die Zoom-Gruppe im Laptop vor mir und eine Gruppe vor Ort supervidiert. Dieses Multitasking heißt aber immer auch, dass irgendwo nicht die volle Aufmerksamkeit sein kann.

Fazit: Wir hätten nichts besser machen können

Wenn ein Drei-Tages-Workshop endet und da ist das sichere Gefühl, du hast alles gegeben, die Dynamiken produktiv beeinflusst und einen guten Rahmen für gemeinsame Entwicklung geschaffen… dann war es ein guter, ein sehr guter Workshop. Wenn das unter komplett anderen Vorzeichen geschieht als gewohnt, dann gilt das erst recht. Auch wenn wir uns die High Fives im Moment verkneifen, virtuell sind sie fällig.

Menschen sind Kontextwesen. Es beeinflusst, was um sie herum passiert, der größere Kontext und der kleinere, die Situation und die Intervention… Alles mischt sich, man kann nicht mehr sagen, was Auslöser ist, Ursache und Wirkung verschwinden unter der Komplexität.

Der Abstand macht etwas mit uns. Die Tatsache, dass wir uns nicht umarmen dürfen erzeugt Sehnsucht, bei einigen sogar Trauer. Je mehr wir das spüren und artikulieren können, desto gesünder sind wir psychisch. Und gerade jetzt, im Zeichen von Home Office und virtueller Zusammenarbeit, gilt es auch die psychische Gesundheit der Menschen zu erhalten.

Es gibt Menschen, denen fällt der Umgang mit dem virtuellen Raum leichter, anderen schwerer. Darüber haben Thorsten und ich in unserem aktuellen Video gesprochen, aufgenommen am 1. Tag nach zehn Stunden Arbeit. Thorsten war da vor Ort in der Speicherstadt. Also wenn wir fertig aussehen – kein Wunder…

Man kann dieses Phänomen an Kategorien wie Introversion und Extraversion festmachen, aber das allein ist es sicher nicht. Überhaupt lässt sich das Thema nicht auf der individuellen und abgegrenzten Ebene der Persönlichkeit denken. Darüber werden wir unseren nächsten Artikel schreiben – über virtuelle Gruppendynamiken.

Bis dahin hält Sie unsere Corona-/Covid-19-Seite auf dem Laufenden. Hier fassen wir auch zusammen, welche Anforderungen einzelne Länder und Städte an Präsenzworkshops stellen.

Wir machen Präsenz, Online und nun auch Hybrid. Wir können schnell reagieren und uns auf geänderte Bedingungen einstellen.

Wie es weiter geht

Unsere Digitalisierung als Bildungsanbieter und Beratungsunternehmen ist soweit fortgeschritten, dass wir diese unterschiedlichen Formate bedienen können. Aber wir bleiben unserem Motto treu „wir bewegen und entwickeln Menschen, Teams und Organisationen“. Dafür braucht es eben manchmal doch auch die Nähe, wie sie nur der direkte Kontakt herstellen kann. Unsere „Zoomies“ jedenfalls haben immer wieder gesagt, wie gern sie dabei gewesen wären und das sie etwas vermissen.

Beitragsbild: svirido – shutterstock.com

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